20. Februar 2014 | von Alle Beiträge anzeigen von
Sylvi Weidlich
| Thema: Digitalisierung von ProzessenAlle Beiträge zu diesem Thema anzeigen, SHD: InsightsAlle Beiträge zu diesem Thema anzeigen | 1.555 Besucher

HR-Prozessmanagement: Und wie managen Sie Ihr Personal, Herr Dr. Ambos? (Teil 2)

Im ersten Teil unseres Hintergrund-Interviews zum Thema „IT-gestütztes Personalmanagement“ stand uns Dr. Ambos bereits Rede und Antwort: Welche Herausforderungen das Personalmanagement gerade erlebt, an welcher Stelle die IT ins Spiel kommt und welche Prozesse SHD selbst einsetzt, erfahren Sie hier.

Welche Hemmnisse es beim Überführen der SHD-Personaldaten an einen Drittanbieter gab und ob IT-gestützte Prozesse im Personalmanagement wirklich sinnvoll sind, erfahren Sie im 2. Teil unseres Hintergrund-Interviews.

Herr Dr. Ambos: Welche Schwachstellen haben gängige IT-Unterstützungssysteme und wo gelangen diese an ihre Grenzen?

Sehr oft fehlt es den Systemen an geeigneten Schnittstellen. Oder es sind nur systemspezifische Prozessmodellierungen innerhalb der Applikationen möglich. Insellösungen oder Medienbrüche entstehen.

Wir versuchen mit dem Einsatz applikationsübergreifender BPM Werkzeuge diese Probleme zu vermeiden. Ob dabei SAP-Systeme, HR-Lösungen anderer ERP-Anbieter oder Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme von Drittherstellern angebunden werden, ist nur eine Frage der Schnittstellen, die sich problemlos in die BPM Lösungen integrieren lassen.

Wir sind bestrebt darin, den Anwender bereits in einer sehr frühen Phase der Modellierung mit einzubinden:  So können die zukünftigen elektronischen Prozesse praxisverträglich implementiert werden.

Zu den größten Hemmnissen, das eigene Personalmanagement in das Zeitalter der IT zu überführen, zählen Datenschutz und Datensicherheit. Wie geht die SHD mit diesen Hemmnissen um?

Wir haben in dieser Frage selbst viele Jahre gezögert und Personaldaten am Feierabend im Panzerschrank eingeschlossen, die speziell auf einer externen Festplatte gespeichert wurden. Will man allerdings Rationalisierungseffekte erzielen und Personalprozesse effizienter machen, kommt niemand mehr um die Speicherung personalspezifischer Daten in Datenbanken herum, die mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden sein müssen.

Ab dieser Stufe wird das Thema „Sicherheit“ nur noch durch die Verpflichtung der Mitarbeiter und Administratoren auf das Datenschutzgesetz erreicht. Auch eine entsprechende Vertrauenskultur im Unternehmen muss entwickelt und etabliert werden.

Es ist absolut unmöglich, von der Unternehmensspitze aus alles zu kontrollieren, wenn ein Unternehmen Verantwortung an die Mitarbeiter überträgt. Verantwortung abzugeben ist aber eine wesentliche Voraussetzung für Unternehmenswachstum, denn die heutige Komplexität unserer Strukturen und Aufgaben braucht zwingend verteilte Verantwortung.

Wir haben unsere Personaldaten 2012 mit der Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung nach draußen gegeben – eine spannende Zeit für uns. Dies stellte nicht nur für unser Unternehmen einen Paradigmenwechsel dar. Mit der nötigen unternehmerischen Sorgfalt bei der Auswahl des externen Partners und durch entsprechende Verträge konnten wir jedoch sicherstellen, dass die Daten vertrauenswürdig und unter Berücksichtigung hoher Sicherheitsstandards verarbeitet werden.

Was uns beruhigt hat: Häufig erfüllen diese spezialisierten Unternehmen selbst sehr hohe Sicherheitsstandards (wie ISO 27001) und können internationale Zertifizierungen  (ISO 9001 etc.) für ihre Prozesse vorweisen, die der auslagernde Kunde selbst nicht hat. Dies betonen auch wir immer wieder bei Gesprächen mit Kunden, die sich für unsere Datacenter-Dienstleistungen interessieren.

Hand aufs Herz: Was raten Sie Ihren Kunden? Machen IT-gestützte Prozesse im Personalmanagement Sinn? Und wann sollte man lieber die Finger davon lassen?

HR-Prozesse lassen sich heute sehr gut standardisieren. Doch machen IT-gestützte Prozesse nicht nur im HR-Umfeld Sinn. Das Prozessmanagement und die Optimierung der Unternehmensprozesse sind  zentrale, strategische Themen für Unternehmensleitungen und IT. Dies wird inzwischen auch von zahlreichen Studien bestätigt.

Ohne die Effekte, die wir durch den eigenen Einsatz unserer BPM HR-Suite erzielt haben, müssten wir heute weitere Mitarbeiter im HR-Bereich beschäftigen und könnten die Qualität, die unsere Kunden von uns erwarten, nicht im vollem Umfang erfüllen.

Welches Potential die Prozessoptimierung bietet, zeigt eins unserer Kundenbeispiele:

Ein Unternehmen aus der Nahrungsmittelbranche hat seine Produktentwicklungsprozesse optimiert und dafür BPM Tools eingesetzt. Die kluge Voraussicht der Geschäftsführung und des IT Managements erzielte hohe Steigerungen der parallel möglichen Produktentwicklungen. Ein stark verbessertes Time to Market der neuen Produkte wurde weiterhin erreicht. Heute gehört das Unternehmen zu einem europaweit führenden Anbieter von Tiefkühlprodukten.

Vielen Dank für das Interview, Herr Dr. Ambos.

Bildquelle/Copyright: © momius — fotolia.com

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