28. Mai 2015 | von Alle Beiträge anzeigen von
Dr. Falk Ambos
| Thema: Digitalisierung von ProzessenAlle Beiträge zu diesem Thema anzeigen | 1.477 Besucher

Business Process Management – mit der richtigen Strategie zum Erfolg

Seit bereits mehreren Jahren wird das Thema Business Process Management sehr kontrovers diskutiert. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, ob und wie sich Komplexität und Kosten in diesen Projekten senken und die damit anvisierten Ziele besser erreichen lassen. Dass Aussagen wie „Mit der richtigen Herangehensweise kann man den (Einführungs-) Aufwand von BPM Projekten auf ein Minimum reduzieren und nach sehr kurzer Zeit erste Effekte im Bereich der Kostenoptimierung und Durchlaufzeiten erzielen!“ mit Vorsicht zu genießen sind, wurde bereits an anderer Stelle hier im Blog  erläutert.

Dennoch stellt sich natürlich weiter die Frage, wie es gelingen kann, BPM-Projekte rascher, günstiger und damit erfolgreicher zu planen und umzusetzen. Denn eines ist klar: Viele Märkte befinden sich derzeit in einer dramatischen Veränderungsphase. Damit stehen auch viele Unternehmen derzeit vor der Herausforderung, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, um diese Marktveränderungen zu meistern.

Business Prozess Management – was ist das?

Unter Business Process Management versteht man in der Regel eine betriebswirtschaftliche Methode, die durch entsprechende IT-Systeme und Tools unterstützt wird. BPM übernimmt damit eine bedeutende Schnittstelle zwischen dem „Business“ (den Fachabteilungen) und der „IT“. Aus „Business-Sicht“ geht es darum, alle Bereiche des Unternehmens in Bezug auf Effizienz und Effektivität zu optimieren und dabei ein Maximum an Flexibilität und Integration der davon betroffenen Unternehmensprozesse zu gewährleisten. Aus „IT-Sicht“ geht es darum, die vom Business definierten Prozessaspekte IT-technisch abzubilden. Dies betrifft den gesamten Lebenszyklus eines Geschäftsprozesses: von der Prozessdefinition über die Gestaltung, Simulation und Implementierung des Prozesses bis hin zur Steuerung und Kontrolle.

Was den Auslöser für die Einführung von BPM in Unternehmen betrifft, so werden heute in der Fachliteratur zwei unterschiedliche Ansätze bzw. Auslöser unterschieden. Beim Top-down-Ansatz erfolgt der Impuls aus dem Business. Dies geschieht meistens dann, wenn wie bereits eingangs beschrieben die Notwendigkeit erkannt wird, schnell auf externe Veränderungen reagieren zu müssen und dabei die Flexibilität, Transparenz und Kontrolle zu verbessern.

Beim Bottom-up-Ansatz erfolgt der Impuls dagegen aus der IT. Diese ist dann nämlich in der Lage, mit einer flexiblen, ausgereiften, SOA-basierten IT-Umgebung, die Anforderungen des Business in Bezug auf Effizienz, Transparenz und Flexibilität zu erfüllen.

Faktoren für eine erfolgreiche BPM-Einführung im Unternehmen

Wie in anderen Bereichen ist es natürlich auch beim Business Prozess Management schwierig, übergreifende Erfolgsfaktoren zu definieren. Aus der Projektpraxis haben sich allerdings sehr wohl die nachfolgenden Aspekte herauskristallisiert, die den Erfolg eines BPM-Implementierungsprojekts bestimmen.

1. BPM muss Chefsache sein

Klingt logisch, ist aber häufig nicht der Fall. Wenn die Geschäftsführung nicht von Anfang an die Bedeutung und Priorität des Themas BPM in den Mittelpunkt stellt und die Implementierung mit vorantreibt, wird die Implementierung früher oder später in der Projektgruppe „versanden“. Stattdessen geht es darum, von Seiten der Führung klar und deutlich die Vorteile von BPM für die zukünftige Entwicklung des Unternehmens herauszustellen und an die gesamte Belegschaft zu kommunizieren.

2. Ist-/Soll-Vergleich

Bevor sich Unternehmen in das „Abenteuer BPM“ stürzen, ist es ganz wichtig, die Ausgangssituation festzulegen und die Ziele zu definieren. Nur so gelingt es, im Unternehmen eine breite Akzeptanz für die anstehende BPM-Implementierung zu erreichen. Diese Akzeptanz ist aber wichtig, denn sonst ist das Projekt zum Scheitern verurteilt, bevor es überhaupt begonnen hat.

3. Rollen und Verantwortlichkeiten regeln

Häufig wird bei der BPM-Einführung versäumt, von Anfang an festzulegen,

  • wie die Rollen zwischen Business und IT verteilt sind,
  • wer welche Aufgaben übernimmt – und ganz wichtig,
  • wer für die Koordination und Kommunikation des Projektfortschritts verantwortlich ist.

Gerade dem „Kommunikator“ kommt dabei eine wichtige Rolle zu, denn er stellt quasi die „Schnittstelle“ zwischen Business und IT dar. Dabei wird er häufig auch die Rolle eines „Mediators“ und „Übersetzers“ übernehmen müssen. Fachliche und technische Kompetenz, ein Verständnis für beide Seiten, die Fähigkeit, vermitteln zu können und sicher auch ein gutes Maß an diplomatischem Geschick sind wichtige Voraussetzungen für diese Position.

4. Integration der Fachabteilungen und abteilungsübergreifende Prozesse

Wie bereits eingangs erläutert wurde, ist Business Process Management KEIN ausschließliches IT-Thema, sondern eine Methode, die Business und IT ineinander integriert. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, Fachabteilungen von Anfang an „ins Boot zu holen“, aber auch in die Pflicht zu nehmen, das ihre zur Prozessoptimierung beizutragen. Ein besonderes Augenmerk muss dabei auf End-to-End-Prozesse gerichtet werden, die sich in der Regel sogar über mehrere Abteilungen erstrecken.

5. Erfolge kommunizieren

BPM-Implementierungsprojekte dauern in der Regel immer länger als erwartet bzw. geplant. Aus diesem Grund ist es wichtig, Zwischenerfolge zu kommunizieren. Damit wird verhindert, dass die Motivation sinkt und der weitere Projektverlauf noch weiter verzögert wird.

Fazit

Business Process Management ist ein komplexes Unterfangen, das nur gelingt, wenn alle Beteiligten – Geschäftsleitung, Fachabteilungen, IT – an „einem Strang“ ziehen. Ist dies der Fall, führt die Optimierung von Geschäftsprozessen dazu, dass sich das Unternehmen erfolgreich für die zukünftigen Herausforderungen ausrichtet. Damit verfügt es über einen klaren Wettbewerbsvorteil, der sich mittelfristig auch in „barer Münze“ auszahlen wird und die BPM-Investitionen rechtfertigt.


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